¿Cuál es la diferencia entre notarización, apostilla y legalización?

Uno de los muchos desafíos para hacer negocios a nivel internacional es el reconocimiento de documentos legales como documentos corporativos, certificados de buena reputación, certificados de patentes o marcas registradas, así como licencias, de un país a otro. El vocabulario utilizado por las autoridades puede resultar confuso ya que utilizan diferentes términos para el mismo propósito: autenticar la validez de los documentos legales. Nuestro objetivo es aclarar parte de esta confusión aclarando la diferencia entre notarización, apostilla y legalización.

¿Qué es la “notarización”?

La notarización es el proceso oficial de disuasión del fraude realizado por un notario público encargado por una autoridad pública para ayudar a disuadir el fraude. A menudo es un proceso de tres partes que incluye la investigación, certificación y mantenimiento de registros. A veces, las notarías se denominan "actos notariales". Al notarizar un documento por un notario público imparcial y debidamente comisionado, esto da la seguridad de que un documento es auténtico, que su firma es genuina y que su firmante actuó sin coacción o intimidación, y pretendía que los términos del documento fueran completos. fuerza y efecto.

¿Qué es la “Apostilla”?

Una apostilla es una certificación internacional adherida ya sea al documento legal original o bien a una copia notariada del documento legal original que permite confirmar la autenticidad de la firma, capacidad y sello del emisor de dicho documento. Se obtiene y se utiliza en los países que forman parte del Convenio de La Haya por el que se suprime el requisito de legalización de documentos públicos extranjeros (“ Convenio de La Haya sobre Apostilla ”). Facilita la aceptación por parte de autoridades u operadores regulados como bancos de documentos originados en otro Estado miembro. Para obtener la lista completa de países que forman parte del Convenio de La Haya sobre Apostilla, consulte el siguiente enlace: https://www.hagueapostille.co.uk/hague-members

Las apostillas son colocadas por las autoridades competentes designadas por cada Estado miembro. Por ejemplo, en el Reino Unido (“Reino Unido”), la apostilla la coloca la Oficina de Asuntos Exteriores y de la Commonwealth del Reino Unido, que también se conoce como la oficina de legalización, lo que puede crear confusión con el procedimiento de legalización.

¿Qué es la “legalización”?

La legalización es un procedimiento de autenticación alternativo que se aplica principalmente cuando el Convenio de La Haya sobre Apostilla no es aplicable. El procedimiento puede variar de un país a otro. Suele implicar que el documento será legalizado por una autoridad del país de origen, como la Cancillería en algunos países, cuya autenticación propia luego será legalizada por la Embajada o Consulado del país receptor. La certificación de la representación podrá a su vez ser certificada por la Cancillería. En la práctica, esto significa que el documento debe ser certificado varias veces (el proceso de legalización internacional puede consistir posiblemente en una secuencia de 4 o más legalizaciones consecutivas) por diferentes autoridades antes de que la legalización tenga pleno efecto legal en el país donde el documento debe ser usado. Este es el caso, por ejemplo, de los Emiratos Árabes Unidos (“EAU”) o Canadá, ya que estos países no forman parte del Convenio de La Haya sobre Apostilla.